И. Мошнякова, М. Крапивина о правовых аспектах использования актов сдачи-приемки выполненных работ в формате УПД (универсального передаточного документа)

Ирина Мошнякова

Советник по правовым вопросам строительства и недвижимости ИПП

Марина Крапивина

Ведущий аудитор АК ИПП

В связи с активным переходом компаний на электронный документооборот все большее распространение в гражданском обороте получают акты сдачи-приемки выполненных работ в формате универсального передаточного документа (УПД).

Универсальный передаточный документ (УПД) – это документ, который может одновременно выполнять функции счета-фактуры и первичного учетного документа (например, товарной накладной или акта выполненных работ/оказанных услуг).

По информации ФНС России с 01.01.2026 при ведении электронного документооборота организации обязаны будут применять УПД в формате, утвержденном приказом ФНС России от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970. Ранее используемые электронные документы по форме «товарная накладная» и «акт выполненных работ», составленные согласно Приказам ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551 и № ММВ-7-10/552, подлежат отмене (https://www.nalog.gov.ru/rn77/news/activities_fts/16543959/, приказ ФНС России от 20.01.2025 № ЕД-7-26/28@).

Примечание: вышеуказанные изменения не затронут предпринимателей, по-прежнему оформляющих свои документы (акты сдачи-приемки выполненных работ и т.п.) на бумажных носителях.

Учитывая вышеизложенную информацию, а также отсутствие в гражданском законодательстве специальных норм, регулирующих приемку выполненных работ при электронном документообороте, обращаем внимание на следующее:

1. указанные выше изменения в части перехода на УПД необходимо отразить в своих локальных актах ведения документооборота (например, в учетной политике);
2. в 2026 году допускается продолжение работы с применением бумажных актов сдачи-приемки выполненных работ и электронных счетов-фактур (при НДС). Однако стоит учитывать, что договоры подряда (особенно строительного) зачастую имеют длящийся характер правоотношений, поэтому рекомендуем уже на стадии их подписания договориться с контрагентом о форме и виде (бумажный или электронный) оформления документов сдачи-приемки выполненных работ;
3. в договоре подряда (его приложениях) крайне желательно установить исчерпывающий перечень документов, которые подрядчик должен приложить к УПД для возникновения у заказчика обязанности по приемке результатов выполненных подрядчиком работ.

Предлагаем, в частности, для понимания состава приложений к УПД в договоре предусмотреть положения:

1. при строительном подряде – о порядке информирования заказчика о готовности строительных работ и начале приемки (т.е. указать вид документа и способ отправки заказчику), а также о включении/ не включении уведомления в состав прилагаемых к УПД документов. Законом допускается договоренность сторон, что УПД и есть тот самый документ, которым подрядчик информирует заказчика о начале приемки;
2. при ином подряде, в том числе на выполнение проектных и изыскательских работ – о порядке передачи результата работ (т.е. указать вид и способ оформления сторонами – бумажный/электронный), а также о необходимости предоставления этих документов заказчику совместно с УПД. Нарушение подрядчиком процедуры передачи результата работ несет риски их неоплаты (Определение ВС РФ от 03.10.2025 по делу № А40-70779/2024);
3. также рекомендуем договором строительного подряда зафиксировать состав исполнительной документации, этот перечень подрядчик обязан предоставить совместно с УПД (следует учитывать позицию судов, которые считают, что непредоставление ИД в полном составе и/или с пороками оформления не является препятствием для взыскания с заказчика стоимости работ, только если заказчик докажет, что использование результата работ без надлежащей ИД невозможно (Постановление от 24.02.2025 № Ф07-16537/2024 Арбитражного суда СЗО по делу № А56-43790/2023, Определение ВС РФ от 18.08.2025 № 305-ЭС22-22597 по делу № А40-204702/2021);
4. в договоре целесообразно предусмотреть алгоритм оформления одностороннего акта (УПД) стороной-отправителем (обычно это подрядчик) в случае немотивированного отказа/несвоевременного подписания акта стороной-получателем (обычно это заказчик).
   
   В электронном документообороте с использованием УПД нет опции оформления одностороннего акта. Авторам настоящей статьи известны два алгоритма его оформления из открытых источников и имеющейся практики. Согласно первому – сторона-отправитель отменяла ранее направленный двусторонний акт (УПД), загрузив в программу акт (УПД) как односторонний документ. Согласно второму – сторона-отправитель распечатывала неподписанный стороной-получателем акт (УПД), оформляла его по правилам одностороннего акта и отправляла стороне-получателю почтой, по указанному в ЕГРЮЛ адресу.
   
   Во избежание дальнейших споров по вопросу оформления одностороннего акта (УПД) рекомендуем непосредственно в договоре прописать всю процедуру (вариант с отменой и повторной отправкой акта как одностороннего документа не рекомендуем использовать, так как он противоречит статье 753 ГК РФ). Также договор можно дополнить штрафными санкциями за несвоевременный возврат подрядчику документов о приемке.
   
   Описывая в договоре положения о возможности оформления одностороннего акта, рекомендуем не указывать роли «подрядчика» и «заказчика», поскольку в некоторых случаях инициатива оформления одностороннего акта исходит от заказчика, и именно он будет стороной-отправителем, например, когда подрядчик «сбежал со стройки», своевременно не направляет документы о приемке и т.п. Положение пункта 4 статьи 753 ГК РФ в равной степени предоставляет право на оформление одностороннего акта сдачи-приемки работ как подрядчику так и заказчику.
5. При выборе статуса УПД учитывать, что:
   
   Статус «1»: УПД используется одновременно как счет-фактура и как первичный документ. Такой документ подлежит регистрации в книге покупок и книге продаж. Он подтверждает как факт хозяйственной операции, так и сумму НДС, предъявляемую к вычету.
   
   Статус «2»: УПД используется только как первичный документ (например, накладная или акт), без функции счета-фактуры. Такой документ не подлежит регистрации в книге покупок и книге продаж, так как в нем отсутствуют обязательные реквизиты для счета-фактуры, установленные статьей 169 Налогового кодекса РФ. Этот статус может применяться, например, организациями, не являющимися плательщиками НДС, или при передаче ценностей без перехода права собственности (например, комитентом комиссионеру).
   
   Статус УПД зависит от того, как документ будет использоваться. Компании самостоятельно определяют, какой статус присвоить УПД, исходя из его назначения.
6. при возникновении технических проблем с передачей документов о приемке результатов работ, рекомендуем незамедлительно направить их альтернативным способом, который установлен договором для переписки сторон (почтой, электронной почтой и т.п.), с описью документов и пояснением причины такой отправки. Это поможет избежать в дальнейшем претензий и неустоек со стороны контрагента (после устранения проблем окончательное оформление документов должно быть проведено через электронный документооборот).

И последнее, в случае возникновения спора по договору, призываем заблаговременно обращаться к юристам, которые на этапе досудебного разбирательства помогут сформировать документы-доказательства вашей позиции. Юристам необходимо время для выгрузки и анализа документов, придания им статуса надлежащих доказательств для суда, в том числе с помощью услуг нотариуса.